Руководство по удаленному управлению проектами - полезные инструменты и советы

Вспышка COVID-19 заставила многих из нас работать удаленно дома.

За время пандемии написано множество руководств на данную тематику. Чем отличается это руководство по удаленному управлению проектами от других? В первую очередь, он ориентирован на мнении проект-менеджера. Во-вторых, это не общее руководство, написанное с нейтральной точки зрения. Так же мы поделимся списком умных онлайн-инструментов, которые упрощают жизнь и экономит время.

Общение

Еще до пандемми многие IT фирмы, поощряли удаленную работу, когда кому-то нужно было сосредоточится на сложной задаче и нужна была более тихая обстановка, чем может обеспечить работа в офисе. Но никто не отказывался от проведения личных встреч с сотрудниками, ведь от них можно добиться большего, чем от разговора по телефону. Это все еще так? Многие твердо убеждены, что, например, встречи с обратной связью или мозговые штурмы проходят более гладко, когда все находятся в одной комнате. Но поскольку этого больше нет, необходимо сосредоточится на том, чтобы сделать онлайн-общение более эффективным.

В зависимости от инструмента, который вы используете ежедневно для общения, у вас могут быть разные ожидания.

Встречи

Как проект-менеджер ваш календарь, вероятно, полон встреч. Действительно ли они приносят пользу вашей работе? Вы когда-нибудь ловили себя на том, что делаете что-то еще, вместо того, чтобы полностью сосредоточиться на встрече? Вы можете винить свой плотный график - вы слишком заняты, чтобы решать все вопросы за один день. Но как насчет того, чтобы сделать шаг назад и подумать, все ли эти встречи важны.

Личные встречи или звонки обычно полезны, когда вам нужно продать идею, обсудить сложную задачу или просто провести пару итераций по определенным вопросам с клиентом или командой. Если это что-то, что может быть решено с помощью одного электронного письма или сообщения, тогда организация встречи - просто пустая трата времени. Что лучше всего подходит для оценки таких случаев и улучшения встреч или даже избавления от них, так это модифицированная ретроспектива. Во время встречи вы и ваша команда можете задать себе такие вопросы, как:

  • Какие из встреч являются полезными?
  • Какие из них можно улучшить?
  • Есть ли смысл отменять некоторые из них?

Таким образом вы сможете оценить удовлетворенность команды и получить еще несколько отличных баллов действий, которые при разумном использовании улучшат ваше сотрудничество.

Коммуникатор / Почта

При удаленной работе вам часто требуется получить информацию от члена команды или клиента, чтобы устранить препятствия.

Первая мысль, которая у вас может возникнуть, - это позвонить этому человеку. Но что, если они не снимут трубку? Вы отправляете сообщение. Например: «перезвони мне как можно скорее». В качестве альтернативы вариант: «Мне нужен xyz как можно скорее», может сработать лучше. Если вы работаете над небольшим проектом, в котором у команды есть хорошо отлаженный рабочий процесс, основанный, например, на методологии Канбан, в некоторых случаях можно получить ответ через несколько часов. Однако для команды из 40+ человек с задачами, тесно связанными друг с другом, это может привести к катастрофе или задержке (в лучшем случае). Учитывая все обстоятельства и переменные проекта, вам необходимо оценить, что является разумным и приемлемым.

Инструменты

Ниже вы найдете список инструментов, которые могут быть полезны при удаленной работе.

Ретроспективные инструменты

На рынке их несколько. У них есть как плюсы, так и минусы. Определенно стоит проверить их, чтобы увидеть, есть ли соответствие между вашими потребностями и функциями, которые предоставляют Parabol и Fun Retro.

Parabol

Parabol - это инструмент, предназначенный для бесплатных (до двух команд для личного использования) онлайн-ретроспектив.

Его очень легко использовать: вы просто начинаете встречу и выбираете заранее разработанный шаблон или создаете свой собственный. Затем вы и ваша команда можете анонимно написать несколько размышлений с помощью карточек.

Когда вы закончите, карточки станут видны всем участникам. Вы можете перетаскивать карточки, чтобы сгруппировать общие темы, а затем голосовать за темы, которые хотите обсудить, точно так же, как вы бы делали это на обычной встрече. Также есть специальная область для создания задач на вынос (Action Points) для улучшений.

Fun Retro

Fun Retro - еще один интересный онлайн-инструмент для ретроспектив. Здесь вы можете создавать неограниченное количество (3 с бесплатным тарифным планом) общедоступных или коллективных досок с 5 предопределенными форматами.

Доски полностью настраиваемы, что означает, что вы можете изменить имя и контекст доски, создать неограниченное количество столбцов, переименовать их и изменить их цвет.

Есть функция голосования и перетаскивание для объединения отражений и упрощения навигации по карточкам между столбцами. В конце концов, вы можете использовать функцию сортировки, чтобы выставить самые популярные карточки после сеанса голосования и экспортировать свою доску или настроить интеграцию со Slack.

Инструменты мозгового штурма

Общей областью между этими инструментами является огромное пространство белой доски. Разница заключается во внедренных функциях, встроенных плагинах и возможностях. Выберите тот, который вам больше всего подходит!

Mural

Mural - это цифровое рабочее пространство для визуального сотрудничества, хотя его также можно использовать как ретро-инструмент. Вы можете начать с большого пустого места на цифровой доске.

Благодаря возможности увеличения и уменьшения масштаба довольно легко перемещать и организовывать все элементы по своему усмотрению. Также есть набор шаблонов, которые вы можете использовать.

Они разделены на следующие категории: размышлять, гибкость, мозговой штурм, учиться, ледокол, понимать, оценивать, проектировать, планировать.

Одна из интересных особенностей - возможность видеть курсоры других участников встречи в реальном времени. Это облегчает совместную работу и может стать основной заменой настоящей личной встречи.

Miro

«Платформа интерактивной доски для совместной работы, позволяющая объединить команды в любое время и в любом месте».

Согласно веб-сайту Miro, потенциальными вариантами использования Miro являются: встречи и семинары, идеи и мозговой штурм, гибкие рабочие процессы, исследования и дизайн, стратегия и планирование, составление карт и диаграмм, управление продуктом, ментальное отображение, захват заметок, исследования и дизайн UX.

Как и в Mural, разнообразие шаблонов, которые можно использовать, впечатляет!

Инструменты для подготовки презентации

Вы сможете создать красивую презентацию быстрее, чем когда-либо! Она может выступать в качестве повестки встречи, визуализации графика проекта и т.д. В обоих инструментах, все, что вам нужно сделать, это просто выбрать правильные размеры, фон и настроить их в соответствии с вашими потребностями!

Canva

Canva - идеальный инструмент для создания… почти всего. С помощью этого инструмента вы можете создать инфографику на временной шкале, презентацию, публикацию в Instagram, видео, логотип и многое другое. Инструмент предоставляет вам шаблоны для различных разрешений, которые можно легко и быстро изменить. Количество стилей просто поражает.

Crello

Согласно веб-сайту Crello, это «самый простой инструмент онлайн-дизайна для создания анимации и графики для социальных сетей и Интернета».

Имея на выбор множество шаблонов, вы обязательно найдете тот, который вам нужен для вашего бизнес-варианта использования. Никаких дизайнерских навыков не требуется!

Инструменты онлайн-коммуникации

Вы работаете удаленно или сидите в офисе, стабильный онлайн-коммуникатор просто необходим.

Slack

Slack - это онлайн-коммуникатор, который упрощает совместную работу и позволяет удобно отслеживать потоки. С общедоступными и частными каналами, сообщениями, упоминаниями в группах и разнообразной интеграцией это мощный рабочий инструмент.

У вас когда-нибудь возникали проблемы с поиском беседы в мессенджерах? Используя Slack, вы можете иметь выделенные каналы для определенных тем. В каналах и частных беседах вы можете использовать потоки, которые делают общение еще более чистым и легким для отслеживания.

Если вы по-прежнему не можете найти то, что ищете, Slack предоставляет вам функцию поиска, полную фильтров.

Google Meet

Google Meet - это сервис видеосвязи.

Для использования в бизнесе важно иметь стабильное соединение и избегать сбоев видео или аудио. Google позаботится об этом за вас.

С помощью Google Meet вы можете записать собрание, поделиться экраном, окном или даже отдельной вкладкой Chrome - это удобно! Они также добавили функцию шумоподавления.

Инструменты управления задачами онлайн

Trello

Согласно веб-сайту Trello: «Доски, списки и карточки Trello позволяют вам организовать и расставить приоритеты для ваших проектов увлекательным, гибким и полезным способом».

Trello помогает отслеживать статус проекта. Его легко использовать - просто отрегулируйте количество столбцов в соответствии с вашими потребностями и добавляйте или назначайте людей к карточкам (задачам).

Используйте перетаскивание, чтобы перемещать задачу по доске. Вы можете добавить дополнительные ярлыки с разными цветами, чтобы лучше классифицировать задачи в вашем списке.

Trello идеально подходит для небольших команд, использующих методологию Канбан. Если ваша команда больше, и вы хотите продолжить работу в рамках Scrum, рассмотрите вместо этого другие инструменты, такие как Jira.

MeisterTask

MeisterTask - это онлайн-инструмент для управления задачами. Он похож на Trello, хотя здесь проще перейти от списка создания задач к управлению проектом.

С помощью MeisterTask вы можете устанавливать приоритеты задач и добавлять ссылки между связанными задачами.

MeisterTask предлагает множество интеграций: Slack, GitHub, Outlook, Office 365, Zendesk, Dropbox, Box, и это лишь некоторые из них.

Панель управления удобна для пользователя и проста в навигации, поэтому вы можете сразу приступить к работе, не тратя много времени на ее обучение.

Это будет идеальный инструмент, если вы работаете над гибкими проектами, поскольку.

Вышеуказанные инструменты и методы работают, однако каждый проект и компания требуют индивидуального подхода. 

Читайте также

Комментарии ()

    Написать комментарий